ManageWeb.ru

Приемный офис. Многие проблемы текущего и особенно представительного приема связаны с возможностями организации относительно помещения для приемов. Выше уже говорилось об условиях текущего приема. То же, только в еще большей степени, относится к приему представительному. Широко известная поговорка «встречают по одежке» имеет довольно широкий смысл. Фирменный офис, где принимают клиентов, может оставить неизгладимое (хорошее или не очень) впечатление, стоит ли говорить, что помещение должно выглядеть достойно, в нем должно быть удобно трудиться персоналу фирмы, да и посетители не должны чувствовать себя лишними, мешающими работе.

Можно сформулировать следующие минимальные требования к помещению офиса.

1) Достаточное для работы количество света. При необходимости нужно установить дополнительные светильники, если затемнение не входит в условия технологического процесса.

2) Чистые стены и потолок. При любом переезде в другое помещение не следует откладывать ремонт на «потом», если помещение его требует. Если есть средства, желательно пригласить специалистов, дизайнеров для оформления помещения.

3) Единый стиль офиса — большой плюс фирме в глазах посетителя.

4) В помещении должно быть достаточно воздуха. Ничто так не угнетает деятельность человека как недостаток кислорода.

5) Помещение должно быть оборудовано необходимыми сантехническими удобствами.

6) При планировании помещения и организации работы не следует забывать, что на работе люди проводят большую часть времени, так что нужно постараться, чтобы это была не худшая часть.

Особого внимания заслуживает офисная мебель. Она — необходимое условие для успешной работы, а также, что важно, определенное средство воздействия на посетителей. Подобранная по цвету и стилю даже недорогая мебель производит лучшее впечатление, чем разрозненная дорогая обстановка. Не нужно гнаться за «представительской» мебелью ради нее самой, мебель должна быть функционально оправдана: подобрана и расставлена в соответствии с теми функциями сотрудника, которые он должен выполнять.

Мнения и опыт. Одна из основных ошибок: супер престижные кабинеты руководства и свалка рухляди в других помещениях. Нужно помнить, что 80% посетителей посещают основные отделы фирмы и гораздо меньшее количество попадает в кабинет к руководству Более того, часто важному посетителю необходимо что-то объяснить или показать в отделе или уточнить что-то у конкретного исполнителя. При этом руководитель вынужден приглашать исполнителя к себе и тем самым оказываться «третьим лишним» при разговоре, попусту тратя свое время, дабы приглашением такого посетителя в отдел из-за небрежного оформления и плохой мебели не уронить престиж фирмы. Неудобство испытывает и исполнитель, в присутствии руководителя ему труднее наладить рабочий контакт с посетителем, ему также может не хватить каких-то материалов, документов, находящихся на рабочем месте.

Если у организации нет возможности выдержать все помещения в едином стиле, укомплектовать хорошей мебелью, то желательно хотя бы постараться, чтобы они выглядели опрятно, по-деловому. Для приема посетителей можно выделить 1-2 комнаты (но не кабинеты руководства), обеспечив их необходимой, удобной, достаточно хорошей мебелью и оборудованием.

Ошибаются те, кто считает, что хотя бы некоторые предметы обстановки должны стоить очень дорого, чтобы произвести впечатление на клиента. Это далеко не так. Если, переходя из кабинета в кабинет, клиент попадает то на выставку мебели, то на мебельную свалку — такие контрасты вряд ли улучшают общее впечатление. Не очень дорогие, но одинаковые стеллажи, шкафы, столы, удобные кресла во всех помещениях создают более благоприятное впечатление. При этом у сотрудников не будет комплекса неполноценности из-за «обделенности» дорогой мебелью. Конечно, если дела идут хорошо, можно позволить себе во всех помещениях дорогой интерьер — это показатель уровня благосостояния фирмы.

Не менее важную роль играет офисное оборудование. Телефон, факс или компьютеры должны быть чуть лучше, дороже общего фона — помещения и мебели. На это обратят внимание обязательно, потому что у каждого есть опыт работы с компьютером. Это то, что составляет основное удобство в работе, делает труд привлекательным, позволяет, в конечном счете, экономить ежедневно время и деньги. Это производит хорошее впечатление на посетителей, кроме того, это не самое плохое вложение капитала. Поднимают престиж фирмы и специальные приспособления для удобной работы: вращающиеся картотеки, специальные скоросшиватели, брошюраторы, специальные калькуляторы, если они действительно нужны и используются в работе. Особое внимание привлекает все, что связано с уровнем загруженности фирмы работой, самое главное — график текущей деятельности, желательно перегруженный непонятными значками и символами. Если много работы — значит, фирма успешна. Даже если это просто декорация . Так создается ощущение ответственности, которое, возможно, сократит время переговоров и повысит их эффективность.