ManageWeb.ru

Выше отмечалось, что специальные события — отличный повод для личных контактов разных общественных групп, в том числе и власть имущих. Поэтому для того, чтобы событие имело успех, необходима более серьезная подготовка, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Нужно четко определить цель события, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Указанные действия помогут избежать разнонаправленности действий и достичь принципиальной скоординированности усилий. Подготовка специальных событий предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного буквально по минутам. Все возможные варианты отклонения от сценария необходимо предусмотреть заранее. Экспромтов и сюрпризов для организаторов мероприятия не должно возникать — их стоит оставить только для публики.

Важной частью любого масштабного события, а то и самостоятельным событием является прием, который со стороны организаторов является своеобразным жестом гостеприимства, добропорядочности и одновременно — демонстрацией своих возможностей. Следует различать две основные разновидности приема: текущий и представительский.

Текущий прием* осуществляется ежедневно, входя в распорядок дня или недели. Работа с посетителями, клиентами ведется как руководством фирмы, так и в подразделениях. Лучше, если такая работа будет осуществляться в специальном приемном офисе. Ведь не всегда желательно присутствие посторонних на рабочих местах. Если же такого офиса нет, то необходимо выделить специальную зону или хотя бы уголок для приема, пространственно отделенные и достаточно комфортабельные. Желательны мягкая мебель, удобное освещение, возможность угостить посетителей чашкой кофе или чая. Под рукой должны быть необходимые раздаточные и рекламные материалы, сувениры и памятные знаки.

Целесообразно выделить и определенное время в течение рабочего дня исключительно для приема, о чем возможные посетители должны быть информированы.

Руководство и персонал, участвующий в текущем приеме, должны быть специально подготовлены, акцент — на соблюдение организационной культуры и фирменного стиля.

Если текущий прием применительно к специальным событиям практикуется преимущественно на стадии их подготовки (ведение переговоров, проведение совещаний), то представительский прием может проводиться самостоятельно или среди других специальных событий — в рамках выставки, конференции, праздника, завершать переговоры и т. п. Он носит эпизодический характер и обычно приурочен к собственно самим знаменательным событиям — оказание особого внимания и почестей отдельному лицу или делегации. Однако приемы могут проводиться иногда и независимо, быть самостоятельными специальными событиями.

Наиболее детально технология таких приемов выработана в дипломатическом протоколе и этикете — многовековом опыте организации публичного общения людей разных национальностей и конфессий. Поэтому мировой опыт проведения приемов (как, впрочем, и пресс-конференций, презентаций и т. п.) ориентируется именно на нормы дипломатического протокола и этикета.

Действительно, в странах с устоявшейся культурой предпринимательства, внешнеэкономических связей, где давно ценятся не только профессионализм и компетентность, деловая хватка бизнесмена, любому новичку, не соблюдающему общепринятый протокол и этикет, придется столкнуться с большими проблемами и серьезными трудностями. Заключение сделок, прием делегаций, ведение переговоров и т. д.

и т. п. — все это в современном деловом мире имеет свои традиции, условности, правила, нарушение которых чревато падением личного престижа, ограничением контактов и, в конечном счете, немалыми экономическими потерями.

Перечислим различные виды представительских приемов. Наиболее формальный — конференция. В этом случае речь идет, фактически, о расширенном совещании (собрании), посвященном какой-то проблеме или теме.

Большей степенью неформальности обладают виды приемов, ориентированные преимущественно на организацию свободного общения. Наиболее торжественными являются завтрак (lunch) и обед (dinner). Завтрак обычно проводится для ограниченного числа лиц, как правило, только мужчин. Продолжительность завтрака — 1,5 часа, начало между 12.30 и 13.30. Форма одежды повседневная, кроме случаев, когда это специально оговаривается в приглашении. Меню обычно выдерживается в духе дипломатического протокола: одно-два блюда из холодных закусок, одно горячее рыбное блюдо и одно мясное, десерт — все с учетом национальной кухни. Перед завтраком подается аперитив: охлажденное сухое белое вино к рыбе и комнатной температуры сухое красное вино к мясу, к десерту — охлажденное шампанское. По завершении завтрака подают кофе или чай, к которым предлагаются коньяк и ликеры.