ManageWeb.ru

В задачу информационного центра входит сбор и хранение информации обо всем, что касается проекта: сценарии, фотографии, базы партнеров и подрядчиков, расписания движения транспорта, бытовые и рабочие райдер-листы исполнителей, графики реализации проектов, библиотеки фонограмм, профессиональной отраслевой и юридической литературы. Также у организатора в оперативном доступе должны быть обычные средства телекоммуникации: Интернет, телефон, факс. Чем больше полезной информации у менеджера, ведущего предварительные переговоры, тем эффективнее они пройдут.

Что касается райдер-листа, то в начале 1990-х годов данное понятие относилось только к технике. Суть его — список требуемых (предоставляемых) приборов, необходимых для световой и звуковой инсталляции. Со временем в него вошли требования по работе операторов, а, позже вообще все, что необходимо артисту или технику для работы, вплоть до цвета полотенца в душе или сорта шампанского в гримерке. На сегодняшний момент райдер-лист заменяет некоторым организаторам монтажный план и даже сценарий, поскольку четко содержит последовательность действий каждого человека, занятого в шоу. В современном райдере прописывается общая карта мероприятия и пути подъезда и парковки, безопасные проходы по сцене и к гримеркам, схемы размещения сценических площадок, схемы монтажа оборудования и его подключения, расстановка столов для кейтринга и т. д.

Следование четкой временной инструкции большого количества людей (на крупных праздниках бывает задействовано до 300 человек вспомогательного состава), очевидно, неприемлемо для работы в интерактивном режиме. Стоит где-то чему-либо пойти не по плану (райдеру), и ситуация легко может выйти из-под контроля, как следствие — паника. Гораздо лучше, когда у персонала есть конечная цель и свобода ее достижения. Это снижает нервное напряжение, пробуждает творческие способности. Человек, реализуя свою природную либертафильность, не чувствует себя «винтиком» в огромной «машине» праздника, а ощущает себя полноправным членом команды. Из вышесказанного следует, что райдер-лист должен быть, причем вариативным.

Рассматривая еще раз этапы организации массового праздника, отметим, что если на каком-либо из них не удается решить возникшие вопросы, возвращаемся на предыдущий уровень. Задача данной схемы работы — прийти к сбалансированной программе в финале работы — совпадает с задачей интерактивной технологии.

1 Определение задачи, партнеров-заказчиков, обмен информацией.

2. Разработка основной идеи, формата мероприятия, согласование постановочной части, координирование с партнерами-заказчиками. Возможная корректировка.

3. Разработка вариантов сценарной заявки, создание эскизов декораций или интерьерной инсталляции, костюмов, формирование светового и звукового райдера, предварительные пере говоры с исполнителями-«звездами». Формирование бюджета. Согласование. Утверждение сметы.

4. Работа над сценарием, производство фонограмм, выбор площадки (места проведения), утверждение техзадания, проведение переговоров и заключение договоров на обеспечение звуком, светом, спецэффектами, пиротехникой, видеотрансляцией. Отбор актеров и аниматоров. Согласование, контакты с местной администрацией, УГПС, МВД, скорой помощью, энергетиками, транспортной службой. Выбор компании, оказывающей услуги кейтеринга и клининга, выполнение бытового райдера. Работа со СМИ. Если мероприятие на открытом воздухе, то работа с метеорологами, установление палаток и навесов на случай осадков.

5. Пошив костюмов, репетиции с актерами и аниматорами, постановка света, звука, спецэффектов, монтаж декораций и оформления. Согласование работы служб обеспечения с помощником режиссера и заведующим постановочной частью. Основные согласования совершены, детально разработана основная концепция и возможные варианты проведения праздника. «Точка возврата» пройдена.

6. Непосредственно special event.

7. Работа с аудиторией и СМИ после event.

Суть предложенной схемы — в многократной проработке вариантов с учетом новых вводных до достижения оптимального варианта. В этой схеме много моментов пропущено и многое покажется лишним, все зависит от первичных установок. Спектр организации special event настолько широк, насколько и непредсказуем. То, что сегодня кажется невозможным, — завтра уже банальность. Поэтому, на взгляд авторов, острая проблема выживания креативных групп организаторов special event в уплотняющемся рынке услуг напрямую связана с их способностью вырабатывать новые идеи и работать в команде.