ManageWeb.ru

Каковы основы технологии организации special event? Пройдя первый этап осмысления идеи будущего события и переходя к созданию его организационной конструкции, необходимо объективно оценить свои организаторские и творческие возможности. Только четко представляя себе абсолютно все аспекты предстоящей деятельности, включая нюансы узкопрофессиональных практических умений всех занятых в производстве культурно-массового события специалистов по всем направлениям, и имея техническое оснащение всех необходимых видов деятельности, можно позволить себе проведение полномасштабного мероприятия исключительно силами собственной организации. Но даже очень крупные, с большим опытом работы в этой области творческие организации, проводящие событие в рамках того вида искусства, который непосредственно связан с их собственной деятельностью, в силу разносторонности занятых в проведении мероприятий направлений и служб в настоящее время не в состоянии охватить все его аспекты и вынуждены делегировать ряд полномочий по его проведению интегрированным в общий контекст социально-культурной жизни смежным организациям, занятым производством культурно-массовых мероприятий «под ключ», либо профильным, выполняющим отдельные фрагменты общей конструкции такого мероприятия, отдельным узким специалистам, а также заинтересованным организациям.

Подготовка и проведение события всегда проходит с соблюдением следующих условий:

• наличие идеи и сценария мероприятия;

• освещение мероприятия в прессе;

• прямая рекламная поддержка в СМИ и средствами наружной рекламы.

Событие — это всегда продолжение бренда, выражение его отношений с целевыми аудиториями в деятельной форме. По этой причине особенно важно, чтобы событие и бренд были согласованы между собой. Должны совпадать их ценности (основное сообщение события), уникальное торговое предложение, уникальное эмоциональное предложение (ощущения участников после события, реализация их потребностей), стилистика и визуальный облик (музыка, зрелище), способ взаимодействия с аудиторией (форма события и виды активности его участников).

Одним из первых шагов в организации специального события является определение его темы и названия. Название события должно звучать заманчиво и мотивировать потенциальных участников. Идеально, если оно поможет событию стать брендом. При этом под брендом понимаются не только «название, термин, знак, символ или любая другая ценность, которая идентифицирует товары или услуги одного продавца как отличные от товаров или услуг других продавцов», но и определенное эмоциональное, смысловое и ценностное наполнение.

Для того чтобы событие было эффективным, прежде всего необходимо определиться с тем, кому оно будет адресовано, поэтому важна мотивация аудитории в организуемом событии.

Группа первичных мотивов включает рациональные мотивы (возобновление контактов, получение информации, обмен опытом). Воздействовать на такие мотивы следует при организации семинаров, тренингов, конференций.

Вторичные мотивы связаны со значительным влиянием эмоций. К ним относятся поддержание статуса, демонстрация социальной ответственности.

Перечислим этапы создания специального события:

1) рождение идеи;

2) оформление идеи и определение события, подготовка проекта для ЛПР;

3) принятие решения о проведении, назначение руководителей проекта;

4) планирование;

5) принятие решения о подготовке, определение сметы, публичное заявление;

6) окончательное планирование, подготовка и организация мероприятия, рассылка приглашений;

7) наступление события, обустройство места проведения, монтаж оборудования;

8) старт (официальное открытие);

9) прохождение специального события от открытия до закрытия;

10) окончание события, официальное закрытие;

11) завершение события, демонтаж оборудования, организация отъезда;

12) прекращение действий и окончание расчетов;

13) обработка данных, финансовый отчет;

14) завершение проекта.

(Подробнее этапы будут рассмотрены далее) Для повышения популярности события могут использоваться следующие меры:*

• акцент на ключевых элементах мероприятия (участие в событии известных личностей, новизна, другие выгоды события);

• привлечение партнеров;

• приглашение знаменитостей;

• лотереи, конкурсы, соревнования, призы (создание азартного настроения).

В дальнейшем изложении мы руководствуемся идеями и опытом применения интерактивной технологии подготовки и проведения специальных событий, реализуемой как систематическое сотрудничество организаторов с внешними партнерами и другими участниками. Данный подход разрабатывался в течение 14 лет и зарекомендовал себя как наиболее оптимальный при решении задач, запланированных и внезапных, возникающих во время проведения специальных событий, прежде всего таких комплексных, как праздники.