ManageWeb.ru

Особое внимание стоит обратить на непредвиденные факторы, влияющие на систему проведения интерактивных программ. Это — погода при работе на улице, возможное отключение электричества, внезапная смена аудитории. Например, на детскую программу в парке аттракционов пришла нетрезвая толпа подростков в плохом настроении, вызванном отменой рок-концерта, и ведущему пришлось вовлечь их в действие наравне с малышами для выхода их бурной энергии. В результате все подружились, и подростки даже помогали грузить оборудование в финале программы.

Обучение работе по интерактивной технологии в команде — занятие кропотливое и требует особой чуткости от всех участников. Каждый участник социального партнерства организаторов праздника обладает уникальными качествами, но в решающий момент все усилия организаторов фокусируются исполнителями, и от их отлаженной работы, скорости принятия решения, ответственности и — главное — таланта зависит успех или провал мероприятия.

Можно сформулировать общие методические рекомендации по организации special event по интерактивной технологии.

Прежде чем начинать любой проект, организатор или группа организаторов должны знать, что применение интерактивной технологии предусматривает наличие двух и более сторон процесса с (возможно) различными конечными целями. Если у всех участников одна цель, то перед нами замечательный союз единомышленников, понимающих друг друга с полуслова, которым не нужна никакая интерактивная технология. Реальная жизнь подсказывает, что цели у участников праздника, как правило, разные. Это очевидно и вполне естественно. Задача организатора — заставить героев басни Крылова тащить воз в нужную ему (организатору) сторону с максимально возможным учетом интересов всех других соорганизаторов. Команде, работающей по интерактивной технологии, нужно отдавать себе отчет в том, что другие участники праздника могут ничего о такой технологии не знать или знать, но не пользоваться.

Следует знать все интересы всех участников не хуже их самих. Иной раз участник сам не ведает, чего хочет, а в процессе подготовки и проведения праздника принимает участие, потому что:

• модно, современно;

• все это делают, почему бы нет;

• его обязывают должностные инструкции;

• видит в этом рекламный ход и т. д.

Организатору иногда приходится вместе с участником разбираться в его мотивации и пожеланиях, причем инициатива должна исходить от организатора. В противном случае общение может превратиться в бесконечный перебор вариантов уже проведенных мероприятий с анализом их «плюсов» и «минусов». Организатор должен знать ответ на вопрос — « Какая основная цель мероприятия? » Кстати, она может быть неявной и скрываться за атмосферой праздника, особенно желательна маскировка при использовании праздника для прямых маркетинговых ходов. Участникам не понравится схема, в которой за раздачей призов и подарков и хорошим настроением следом пойдет явное подталкивание к приобретению товара или услуги.

Если использовать special event с целью возникновения и укрепления доверия и партнерства, то праздник необходимо рассматривать как определенную веху в этом процессе. По окончании празднования партнерство не заканчивается, далее может и должно развиваться бизнес-партнерство, социальное партнерство для решения любых задач, и в определенный момент настанет очередь и новых праздников.

Мнения и опыт. Отдельно хотелось бы отметить технологические приемы работы с чиновником, которые упростят процесс общения и сэкономят время и нервы организаторов.

1. Решаемый (разрешаемый) вопрос должен находиться в компетенции чиновника, входить в сферу его деятельности и ответственности. Таким образом, реализуя проект, вы должны брать часть его работы на себя.

2. Чиновник должен быть заинтересован в осуществлении проекта (минимально — благодарность, произнесенная конферансье во время проведения мероприятия). Также необходимы гарантии отсутствия ЧП на празднике, вследствие которого у чиновника могут быть проблемы.

3. Чиновника нельзя просить составлять те или другие документы. Приходя к нему, все проекты и договора должны быть у вас в необходимом объеме и количестве экземпляров плюс запасной.

4. По окончании работы у вас должен быть полный отчет о работе, которым чиновник должен отчитаться перед вышестоящим начальством.

5. Нельзя подвергать чиновника риску принятия неоднозначных решений, все необходимые разрешения (если требуется) и согласования должны быть у вас на руках в письменном виде.

6. Не забудьте по окончании написать красивое благодарственное письмо.

Первым этапом в процессе подготовки будет создание информационного центра, в который будет стекаться вся первичная информация. Информационный центром может быть и один человек с блокнотом, но скорее всего это отдел с соответствующим оборудованием, телекоммуникациями, базами данных, квалифицированными специалистами. Данный этап — фундамент для успешного функционирования интерактивной технологии.