ManageWeb.ru

Текст обращения и приложений должен иметь хороший дизайн (на фирменном бланке, с использованием хороших шрифтов и т. д.). Дизайн текста предложения должен дополняться соответствующим дизайном конверта. Однако не следует слишком увлекаться оформлением конвертов (шелкография, золотое тиснение и т. п.) — это может только насторожить потенциального донора, натолкнув его на небезосновательные мысли о том, на что могут пойти его средства. Дизайн документации вообще должен выдерживаться в стиле что называется «скромно, но со вкусом».

Рассылка может осуществляться как по почте, так и с нарочным. Дата рассылки должна быть зафиксирована и введена в базу данных учета.

За рассылкой спустя несколько дней должен следовать телефонный звонок, цель которого — договориться о личной встрече с ответственным должностным лицом.

В случае достижения договоренности (а значит и проявленного интереса) проводится собеседование. Сам его факт — уже немалое достижение фандрейзеров. Поэтому необходимо закрепить этот успех.

К собеседованию важно тщательно подготовить все необходимые документы и материалы (устав, положение, полное описание проекта, сметы затрат и доходов, отзывы, рекомендации, справка о налоговых льготах, гарантийные письма других доноров, иллюстративные материалы, фотографии, схемы и т. д.), чтобы быть готовым дать ответы на вопросы, которые могут возникнуть при встрече. На встречу фандрейзеру лучше идти не одному, а привлечь к участию в ней (или в наиболее важных встречах) авторитетного и известного члена правления, оргкомитета или группы поддержки. Это может решающим образом сказаться и на ходе беседы, и на ее результатах.

На встречу лучше не опаздывать и являться вовремя. Заранее приходить в офис и ждать назначенного времени не стоит. И в этом случае полезно помнить, что фандрейзинг — не попрошайничество, а фандрейзер — не проходимец и не униженный проситель. Речь идет о возможном сотрудничестве и партнерстве в социально важном деле, которое может отвечать интересам обеих сторон. После представления и знакомства следует кратко и внятно, изложить суть дела и ваше понимание взаимных интересов сторон, ответить на возникшие вопросы.

Ни в коем случае не следует настаивать на однозначном ответе по итогам встречи. Это право потенциального донора. Если он сочтет возможным это решение принять — вы сэкономите некоторое время. Со стороны же фандрейзера единственным результатом встречи может быть договоренность о сроках принятия решения потенциальным донором и способе информирования об этом решении (кто кому и когда звонит или отправляет письмо, факс).

Но при любом исходе встречи, вернувшись в свой офис, необходимо подготовить и отправить вашему собеседнику письмо или факс с благодарностью за внимание, проявленное к проекту, и участие в его обсуждении. И, разумеется, такую письменную благодарность необходимо направить после получения окончательного решения — вне зависимости от его характера. Такая письменная благодарность — не навязчивость, она необходима функционально:

• прежде всего — это дополнительное напоминание о том, что «существует такой вопрос»;

• ее получатель понимает, что попал в цепкие руки профессионалов;

• самое главное, вы действительно добиваетесь представления о себе как о профессионалах («Эти ребята умеют благодарить и от благодарности не переломятся»). Кроме того, человек действительно нашел время для

встречи и обсуждения. В случае положительного решения и получения поддержки (есть все-таки некоторая разница между «я тебе дам» и «на, возьми») такую письменную благодарность надо оформить в респектабельном дизайне, она должна быть подписана известными людьми — членами вашей группы поддержки или оргкомитета. Донор будет хранить ее, демонстрировать партнерам и коллегам. Для него это элемент его PR, и в этом ему надо помочь, сполна удовлетворив эту его потребность.