ManageWeb.ru

Ознакомимся с расчетом бюджета, финансовым менеджментом, фандрейзингом. Наиболее важное место в менеджменте special event занимает деятельность отдела продаж. От умения администраторов ориентироваться на рынке, вести переговоры, способности видеть всю картину события и знать, откуда берутся деньги, зависит успех фирмы-организатора. В связи с этим компетенция современного менеджера с высокой культурой и широким кругозором — главная ось, вокруг которой строится работа отдела продаж.

Работа в комфортных условиях социального партнерства или «горячего списка» предполагает умение выстраивать взаимоотношения с заказчиком. Чтобы обрести друзей среди подрядчиков и заказчиков, сэкономить время и деньги, менеджер должен отлично ориентироваться в специфике субкультурной группы, в которой он обивается, владеть сленгом, разбираться в основных вопросах, интересующих партнеров. Есть способ и для начинающих — это пообщаться с представителем субкультурной группы до переговоров, чтобы быть в курсе.

Бюджет мероприятия — результат общения с заказчиком. При наличии большого бюджета начинается размах, полет фантазии постановщиков и организаторов. В ход идет дорогая и эффективная техника последнего поколения, сцены, крыши и декорации из хороших комплектующих, костюмы на артистах только что из рук мастеров, да и сами артисты один ярче другого, техники в красивой униформе, фейерверки и другие спецэффекты последнего поколения. Организаторам работать легко, и все получают удовольствие от результата.

Но это идеальный случай. В 99,9% устроителям special event приходится работать в условиях ограниченного бюджета (1оу budget — «лоу баджет») или его отсутствия (по budget — «ноу баджет»).

В случае ограниченного бюджета работа с заказчиком строится по двум сценариям. Первый и самый лучший для менеджера — заказчик уже структурировал задачу и просто сообщает вам то, что хочет получить в результате. Вам лишь остается обсчитать затраты, прибавить услуги менеджмента и свести все это в единый документ — смету. Второй вариант — когда задача не структурирована и идет перебор вариантов.

Процесс ценообразования подробно описан в любом учебнике по маркетингу. Имеются и отечественные особенности.

1. Если вам приходиться делать special event во время календарных праздников (Новый год, 23 февраля, 8 Марта и т. д), то готовьтесь к тому, что цены у подрядчиков могут изменяться, и в таких условиях очень сложно заниматься стратегическим планированием. Выхода из ситуации два. Первый — заключать договоры заранее (для крупных event — за полгода или больше).

2. При работе с детской аудиторией в зимний период могут объявить карантин, например по гриппу, и государственные концертные площадки окажут вам в проведении мероприятия, несмотря на подписанные договоры.

3. Существует система скидок на прокат техники, аниматоров, звезд, концертных залов. Благодаря людям из «горячего списка» в вашей записной книжке можно получить скидки до 50-70% от стоимости.

4. Если в вас заподозрят дилетанта (непрофессионала), то наверняка попытаются продать все гораздо дороже рыночной стоимости. Соответственно и ответная торговля поощряется.

5. Если у вас крупный special event, подстрахуйтесь, узнав, не проводится ли в этот день параллельных концертов, так как вам могут дать не самое лучшее из техники и обслуживающего персонала.

6. Вам могут привезти не то, что вы просили, не тогда, когда вы просили, и не туда, куда вы просили. Всегда берите предоплату.

Многие администраторы, начинавшие работать при другом строе и других экономических условиях, до сих пор помнят два главных правила: 1) концерт (special event) любой ценой (даже если объективно или по морально-этическим соображениям концерт неуместен); 2) никогда не уступать ни копейки из заранее оговоренной суммы (даже если были накладки и брак в работе).

Из чего состоит расходная часть бюджета?

Прежде всего это расходы на производство шоу: идея, режиссура, администрирование, зарплаты и гонорары участникам, прокат технического оборудования (звук, свет, сцены, крыши, спецэффекты), производство декораций, костюмов, реквизита, призы и подарки гостям, электроэнергия, аренда помещения. Далее идут вспомогательные службы: транспорт, охрана, представители «скорой помощи» иУГПС, кейтеринг, служебное питание обслуживающего персонала и т. д.

Также следует учесть затраты на подготовку, а именно: поездки, менеджмент переговоров и согласований, разработка и, возможно неоднократная, переработка концепта, эскизы, модели, репетиции, производство и монтаж фонограмм, услуги по траншу, бухгалтерские расходы, аренда офиса, канцелярские и хозяйственные расходы.

Не исключены расходы на работу со СМИ по рекламе и освещении event и по работе с партнерами после мероприятия. Кроме того, в случае open-air надо предусмотреть тенты от дождя, гримерки согласно бытовому райдеру, обогреватели для Северо-Западного региона, для юга — кондиционеры, туалеты, места отдыха и т. д.