ManageWeb.ru

Правила планирования в ежедневнике, чтобы привить их сотрудникам, должны быть постоянно на виду, причем здесь фантазия никогда не помешает. Они могут быть выставлены на обозрение в виде лозунгов, каких-то картинок (собственно, тот же рекламный трюк).

1. «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». Все встречи, договоренности, задачи и контакты в любой ситуации материализуйте в письменном виде. Смотрите описание flexiso у нас.

2. Неаккуратность в обзоре дел — признак неряшливости в голове. Хотя это сложно, постарайтесь самое важное записывать четким разборчивым почерком, возможно, применяя разные цвета. Очень обидно, когда даже свой почерк приходится долго разбирать, теряясь в догадках. Это же касается любых документов, заполняемых бланков, любых записок коллегам. Им разобрать будет еще сложнее. Если используются условные обозначения, их перечень должен находиться на первой странице ежедневника.

3. Контакты — валюта бизнеса. Любую информацию о новых контактах записывайте не на оборванных бумажках, которые обязательно потеряются, а в отдельном разделе ежедневника. Обязательно указание всех подробностей: полной темы контакта, фамилии, имени, отчества, организации, должности, рабочих и мобильных телефонов, e-mail и т. п.

Корпоративный стандарт должен предполагать, как минимум, следующее.

1. Организация времени сотрудника компании — это не его личное дело.

2. Собственная единоличная организованность — это степень вашего уважения к коллегам и клиентам.

3. Личная пунктуальность — это верный признак, который свидетельствует о ваших деловых качествах.

4. Не опаздывать на встречи, перезванивать именно в то время, которое было условлено, укладываться в намеченные сроки — это такой же показатель культурного человека, как ежедневное умывание.

Почему же в корпоративных масштабах так тяжело заниматься планированием? Почему фактическое время, затраченное на задачи, всегда больше, чем запланированное? Даже если оценки доверяются непосредственно тем людям, которые должны справиться с этой задачей, они все равно часто ошибаются. При этом они всегда находится масса оправданий увеличению сроков — «перебежали» на другой проект, кто-то отвлекал, позвали в бухгалтерию по поводу ИПП и т. д. Эта ситуация типична для всех корпораций.

В большинстве компаний ведется статистика об использовании рабочего времени. По ни в одной не существует отчетности о качестве этого времени.

Итак, причину мы знаем в лицо — это всякого рода отвлечения, чаепития, разговоры, перекуры, выполнение чужих обязанностей, ненужные совещания (для галочки). Так КПД деятельности сотрудника становится вынужденно низким. Что можно порекомендовать для борьбы с подобного рода издержками? Время, расходуемое не на рабочие обязанности, можно искать в четырех возможных областях рабочей деятельности.

1. Административная деятельность поддерживающих служб компании. «Когда в товарищах согласья нет .», — стоит продолжать цитату из известнейшей басни Крылова? Конечно, нет. Она и так всем известна. Очень часто бывает, что разные службы и подразделения одной компании затормаживают работу друг друга, а то и вовсе мешают. В глаза эта проблема практически не бросается, а суть ее, как правило, сводится к разведению бумажной волокиты внутри организации и внутреннему недовольству сотрудников, а выходит наружу чуть позже, неблагоприятно отражаясь на финансовых результатах компании. Отделы стараются переложить часть обязанностей на другие подразделения, в итоге не успевают справляться ни те ни другие. Проблема легко решается сверху. Все обязанности и сроки исполнения должны быть строго определены, распределены и всем понятны.

2. Бюрократическая деятельность, связанная с проектным делопроизводством. Это просто бездонная пропасть, пожирающая время. Заполнение кучи лишних документов, бланков, листовок . О, даже объяснять это глупо. Это есть в каждой компании. При этом для эффективного расходования рабочего времени документация должна быть сведена к необходимому минимуму, а ее формы стандартизированы и упрощены. Это поможет сэкономить не только рабочее время, но и расходы на архивы и дополнительное обучение персонала, да и производительность непременно вырастет.