ManageWeb.ru

В некоторых разделах этой главы уже затрагивались вопросы информационного инжиниринга, связанные с принципами проектирования системы коммуникаций в организации (см. раздел 6.11), а также с принципами и способами формализации информации (см. раздел 6.12). Однако все эти аспекты повышения информационной эффективности востребованы, прежде всего, в контексте организационного (социального ТМ), и в меньшей степени — в контексте ролевого ТМ.

Тем не менее многим менеджерам приходится самостоятельно решать проблему индивидуального информационного инжиниринга, пытаясь разобраться с огромным потоком обрушивающейся на них служебной информации. Обычно даже хорошо проработанные должностные инструкции указывают, что именно нужно делать с документами, но совсем не содержат подсказок, как все требуемые действия совершать быстро и технологично, не утонув в бумажном потоке.

Для многих сотрудников (менеджеров) вопрос эффективной переработки информации часто становится серьезной задачей, которую необходимо решать не только для эффективного выполнения своих обязанностей (то есть как задачу ролевого ТМ). Любой профессионал, заинтересованный в том, чтобы расти и развиваться, должен постоянно обучаться, усваивая новые знания и навыки, обобщая и анализируя собственный опыт. Таким образом, постоянная работа с информацией становится обязательным условием для профессионального развития и личностного роста, то есть эффективная работа с информацией из задачи ролевого ТМ легко может перейти в разряд задач индивидуального ТМ.

Ниже приводится несколько правил, с опорой на которые можно разработать собственную систему работы с информацией, чтобы потом использовать ее в контексте ролевого или индивидуального ТМ.

1. Самое главное: определитесь с целью получения, хранения и использования информации. Для этого необходимо ответить на ряд вопросов: Для чего вообще вам нужна информация? Как она будет использоваться? Точные ответы на эти вопросы помогут вам лучше понять, что вообще (какие сведения, факты, данные и др.) для вас является «информацией», а что — нет (то есть является «информационным шумом»).

Главная проблема информационного инжиниринга заключается в том, что нельзя объять необъятное. Нас окружает океан информации, и не утонуть в нем поможет только четкое определение границ: что для нас «информация», а что — нет. «Границы информации» напрямую зависят от целеполагания, то есть от того, как мы собираемся эту информацию использовать.

2. Определите удобные лично для вас информаиионные темы. Темы — это содержательные области, категории, сферы, разделы, которые позволяют легко укрупнять (обобщать) входящую информацию. Информационные темы не являются чем-то незыблемым, при желании вы можете легко их изменить: объединить несколько тем в одну, переименовать, разделить тему на несколько самостоятельных тем и т. п. Принцип объединения информации в тему может быть любым, лишь бы темы были удобными для вашего восприятия и соответствовали вашей логике работы с информацией. Однако по возможности содержание тем не должно пересекаться друг с другом, в противном случае может возникнуть серьезная путаница.

3. Решите, в какой форме и в каком объеме будет храниться и использоваться информация. Это индивидуальная задача по формализации (см. раздел 6.12) используемой вами информации. Можно использовать самые разные формы представления информации, лишь бы они были удобны для вас: в виде полной или частичной копии документа, развернутой выписки или конспекта, краткой выписки или цитаты, ссылки на источник информации и др.

Форма и объем хранения (использования) информации являются связанными характеристиками. Например, принимая решение о сохранении целостного документа, вряд ли имеет смысл его конспектировать, переписывая весь текст целиком, но сокращая написание отдельных слов. Гораздо проще сделать ксерокопию или отсканировать весь документ, то есть сохранить его в полном объеме.