ManageWeb.ru

3) констатация отказа.

Твои одиннадцать правил работы с входящей почтой.

1. К тебе на стол поступает только такая почта, которая имеет для тебя значение, от остальной решительно откажись.

2. Ты должен поручить сортировать письма по их значимости и раскладывать в отдельные папки.

3. У многих входящих писем должны быть приложения, т. е. разъяснения.

4. Все то, что не представляет ценности для твоего предприятия, должно быть выкинуто.

5. При чтении письма снабжай его пометками, чтобы облегчить его обработку.

6. Ты сразу же снабжаешь письмо указаниями и замечаниями по его обработке.

7. Входящую почту, которая обрабатывается в другом месте, сразу направляй по назначению.

8. Ты обрабатываешь письмо сразу же, как получил.

9. Обработка твоей корреспонденции должна заключаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

10. У тебя должен быть ящик с тремя отделениями: к немедленному исполнению, к повторному, в архив.

И. Если ты берешь одно и то же письмо дважды в день, то у тебя отсутствует обработка информации.

Твои десять правил для работы с исходящей почтой. 1. Читай и отвечай немедленно.

Хорошо экономят твое время готовый бланк, штемпель или наклейка с трафаретной надписью.

Преимущества: ты экономишь время.

2. Ты используешь для ответа письма-копии.

Не нужно поручать кому-либо составить письмо, не надо его самому формулировать. И опять получается экономия твоего и чужого времени.

3. Имей у себя письма-формуляры:

1) небольшая площадь заполнения принуждает к краткости и экономии времени;

2) отправитель и получатель имеют сразу и ответ на предложение;

3) оба партнера по переписке имеют один и тот же текст;

4) отправителю ответа не приходится повторять суть делового письма.

4. Облегчи ответ партнеру.

5. Ты должен сделать стандартные бланки для кратких ответов.

6. Ты должен купить компьютер и сэкономить свое время.

7. Ты должен уметь профессионально диктовать письма.

8. Ограничивай себя в переписке тогда, когда можно позвонить.

9. Ты работаешь с корреспонденцией целенаправленно.

Здесь не упомянуто еще одно направление, которому необходимо уделять внимание. Иногда подготовка к выполнению задач этого направления требует определенных усилий и серьезных временных затрат. Иногда даже это время занимает большую часть твоей жизни. О чем разговор? Не догадался? Конечно, об отдыхе и развлечениях. Несколько раз в разделах книги мы говорили с тобой о том, что надо обязательно выделять время на отдых и развлекательные мероприятия. Это даже не повторение. Всегда помни о том, что если ты серьезно работаешь, то важно так же серьезно отдыхать. Серьезно — значит, от всей души, с удовольствием, отодвигая все в сторону. Время отдыха только для отдыха и развлечений. Если ты отправляешься на отдых, забудь все то, что относится к работе, производственным задачам, бытовым неурядицам. Отдых, и только он! Рядом семья — общайся и наиграйся так, чтобы об этом можно было помнить всю оставшуюся жизнь, и не только тебе. Хорошо проведенное время способствует тому, что тебе самому станет легче работать. Главное — запланировать время (достаточно нескольких дней) после отдыха на адаптацию. Это особенно важно, если место отдыха предполагает перемещение из привычной среды обитания.