Телефонное времяДополнительные материалы по менеджменту / Учебник - Тайм-менеджмент. Сидорова Н.А. Анисимова Е.Б. / Организация и создание потока / Телефонное времяСтраница 2
Телефон и ты (по Нелли Власовой) Твоя защита от телефона.
1. Ты должен проинформировать всех абонентов о том, когда тебе лучше не звонить.
2. Ты должен назначить время для ежедневных телефонных разговоров.
3. Ты должен сообщить твоим абонентам, когда тебе лучше всего звонить.
4. Ты должен избегать в конце разговора избитых фраз.
5. Ты не должен заставлять людей долго ждать.
6. Все твои входящие телефонные звонки должны идти через твоего секретаря.
У тебя могут возникнуть непредвиденные случаи, тогда ты должен выяснить:
1) кто твой собеседник, из какой он фирмы, какая у него должность, какие вопросы решает;
2) чего он хочет;
3) насколько срочно и важно его дело;
4) когда ты сможешь ему позвонить;
5) по какому номеру ты можешь дозвониться. И, конечно, ты должен все записать.
Телефон и твой дневник времени
В дневнике времени ты должен разлиновать лист под телефонные разговоры.
Телефонный листок |
Дата |
Разговор, партнер, тема |
№ телефона, приоритетность, контроль за исполнением |
Когда тебе лучше всего не звонить.
1. Ты не должен звонить, если это мелкие телефонные звонки и если они нарушают твой распорядок дня.
2. Ты должен использовать свободные промежутки времени для нужных звонков.
3. Ты не должен пользоваться телефоном не в рабочие часы
пик.
4. Ты пользуешься телефоном в благоприятное для этого время - с 8:30 до 9:30 и с 13:30 до 14:00.
5. Перед тем как позвонить, ты должен задать себе следующие вопросы:
1) имеется ли потребность в данном звонке;
2) обязательно ли знать мнение партнера;
3) нельзя ли его увидеть без звонка.
6. Предварительные соображения всегда для тебя ценнее, чем сам разговор.
Подготовка твоего телефонного звонка
1. Чего я хочу достичь (установить общие и промежуточные цели разговора) | |
2. Кому я хочу позвонить (фамилия, подразделение, функции, № телефона) | |
3. Когда я хочу позвонить (утро, день, вечер) | |
4. Какие вопросы я хочу задать (записать) | |
5. Какие документы потребуются мне (записать) | |
6. Какие документы потребуются моему партнеру (записать) |
Твой телефонный процесс.
1. Будь кратким.
2. Ты сначала сообщаешь цель звонка, а лишь потом — причины и подробности.
3. Ты не должен прерывать телефонный разговор только потому, что по другому аппарату поступает новый звонок.
4. Ты должен избегать параллельных разговоров с другими людьми.
5. Ты должен говорить четко.
6. В конце длительного разговора подведи краткий итог и перечисли меры, которые надо принять.
7. Ты должен во время разговора записать имена, цифры и основную информацию.
8. Ты должен следить за длительностью звонка.
9. Ты должен завершить разговор, как только достигнута цель.
Ты это должен запомнить.
1. Если звонят тебе:
1) до разговора:
а) ты должен подумать, так ли необходим этот разговор;
б) ты должен определить его цель;
в) ты имеешь под рукой бумагу, ручку, а также календарь и нужные для разговор материалы;
2) во время разговора:
а) ты должен, сняв трубку, представиться: фамилия, имя, отчество, отдел, предприятие;
б) ты должен говорить прямо в трубку;
в) ты должен произносить слова четко;
г) ты должен постараться создать положительное настроение;
д) ты не должен открыто возражать, иначе не добьешься положительного результата;
е) ты должен внимательно слушать собеседника;
ж) ты должен придать своему голосу приятную интонацию;
з) ты должен чаще улыбаться. Собеседник этого не видит, но чувствует;
и) ты должен избегать монотонности, меняя темп и интонацию голоса;
к) ты не должен говорить слишком быстро или медленно, постарайся подстроиться под собеседника;
л) ты не должен переоценивать собеседника в понимании терминологии;
м) ты должен избегать жаргона;
н) ты должен использовать паузы;
о) ты должен объяснить все сначала, если собеседник не понял, но другими словами;
Запись твоего телефонного разговора Кто? Что? Когда?
Смотрите также
Компания, ориентированная на потребителей
Основная задача предприятия — удовлетворение нужд и потребностей
потребителей. Если в условиях экономики, основанной на конкуренции, компании не
удается удовлетворить желания покупателей, оно обре ...
Заключение
Обеспечение устойчивого
экономического роста в Республике Беларусь во многом зависит от того, в какой
мере задействован предпринимательский потенциал в стране. Развитие
цивилизованного малого бизне ...
PR-технологии методы, механизмы и инструментарий
Паблик Рилейшнз, или
связи с общественностью, - становятся все более значимой сферой российских компаний,
государственных структур, общественных организаций. Насчитывая более чем
90-летнюю ...