ManageWeb.ru

Стоимость участия в выставке является одним из важнейших критериев для предприятия при выборе выставки, поэтому рассмотрению данного момента необходимо уделить особое внимание. Затраты крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях могут составлять 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

После установления целей участия в выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в выставке. Как показали соответствующие исследования, примерно половину суммарных выставочных расходов составляет арендная плата (10-15%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Цена 1 м выставочной площади включает:

1) общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;

2) общей охраны территории;

3) пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента;

4) одного экземпляра каталога выставки;

5) вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки;

6) другие дополнительные услуги.

Дополнительно следует определить основные приоритеты. Расходов обычно требуют:

• мероприятия, проводимые на стенде;

• тип и оформление стенда;

• персонал на стенде;

• реклама до выставки;

• работа с прессой;

• особые формы обращения к посетителям;

• угощение на стенде;

• транспорт;

• монтаж и демонтаж стенда;

• текущие затраты по стенду.

Статистические данные о том, что сумма, расходуемая на изготовление стенда, превышает 1/3 общих затрат по участию в выставке, подчеркивают значение стенда как средства коммуникации, но в то же время и свидетельствуют о необходимости серьезного подхода ко всей проблеме в целом, начиная с выбора места и заканчивая оформлением экспонатов. Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к «знаменитым» стендам.

Выставочный бюджет устанавливается за 12 месяцев до начала выставки, то есть на самом первом этапе ее организации. В отличие от многих других проектов, разрабатываемых компанией, выставка имеет одно большое преимущество — срок. Обычно срок проведения выставки известен уже за год, поэтому разрабатывать план можно исходя из этой даты. Впрочем, некоторые компании составляют планы за 18-24 месяца до открытия выставки.

Типичная структура затрат на участие в крупной международной выставке выглядит так: арендная плата— 30-40%; монтаж экспозиции — 40-50%; демонтаж — 5-10%; расходы на рекламоносители — 5-10%; представительские расходы — 15-25%. Представленная форма бюджета выставки (табл. 2) облегчит данную задачу.

Форма бюджета выставки