ManageWeb.ru

На улице перед входом на арендованную вами площадку непременно должно быть какое-то временное обозначение того, что именно сегодня и именно здесь проходит ваш праздник.

На самом входе у гостей кто-то должен проверить билет. Лучше, если это будет кто-то из организаторов, чем охрана. Оказавшись в фойе (у гардероба) гости обязательно должны видеть, куда им дальше идти. Если фойе небольшое, а зал для праздника один и виден сразу же от входа, то в фойе может больше никого и не быть, кроме работника гардероба и охранника. В остальных случаях кто-то или что-то должно гостей направлять.

Если приглашенных много (например, больше 300 человек), то правильнее сделать временный ресепшен, его сотрудники ответят любому гостю на его насущные вопросы (куда идти, где туалет и т. д.). И если устраивается такое место регистрации, то уже на нем учитывают пригласительные билеты и, возможно, там же в конце праздника выдаются памятные подарки.

Хорошо, если гостей встречает руководитель компании. Ему не надо стоять на улице или у гардероба, но крайне желательно быть недалеко от входа уже в самом зале. С самыми приближенными гостями он может поздороваться лично, кому-то просто кивнуть, а остальные хоть и пройдут мимо и не поздороваются лично, но увидят его и оценят проявленное этим внимание. В крайнем случае, если директор не может присутствовать с начала праздника, встречать гостей должен кто-то из организаторов со стороны компании.

Часто возникает вопрос, а чем занять первых пришедших гостей в ожидании начала праздника? Чаще всего, занимать их ничем не нужно. Главное, чтобы к моменту их приезда были готовы все праздничные и тематические декорации и звучала музыка. Тем более что гостям предстоит раздеться, осмотреться, поздороваться со знакомыми, дамам — поправить макияж, так что скучать скорее всего никто не будет.

Но если для сбора гостей вы отвели слишком много времени, то приготовьте для них какие-то развлечения, но крайне ненавязчивые. Например, можно устроить в фойе фотографирование в тантамарезках или рисование добрых шаржей. Пусть официанты обходят гостей с бокалами вина или шампанского. В большинстве случаев этого достаточно.

У праздника обязательно должно быть четко обозначенное начало. Музыкой, звуком, светом надо дать понять, что сборы закончились, гостям нужно занять свои места, а руководству компании следует выйти на сцену и сказать несколько слов. Выступление директора, с одной стороны, дань традиции (его будут ждать), с другой — самое логичное начало праздника. Кроме того, это еще одно ненавязчивое напоминание о том, что праздник организовала ваша компания.

Если у вас запланирована обязательная официальная часть вечера, то лучше провести ее в начале праздника, пока у гостей еще имеется серьезный настрой, и они могут внимательно выслушать докладчиков. Официальная часть посреди праздника оправдана, только если начало мероприятия проходит в виде серии состязаний, а потом уже гости переходят к застолью. Тогда к моменту оглашения итогов состязаний перед застольем и можно добавить официальную часть (вместе с подведением итогов, награждениями и т. д.).