ManageWeb.ru

Расходная часть событийного бюджета может состоять из следующих статей:

• аренда помещения;

• украшение зала и сцены;

• полиграфические работы;

• пресс-релизы;

• еда и напитки (кейтринг);

• музыкальная аппаратура (сцена, свет, общий и бытовой райдер);

• спецэффекты;

• фото- и видеосъемка;

• транспортные расходы;

• сувениры и подарки, призы;

• работа ведущего;

• артисты, шоу-программа.

Отдельные статьи расходов — работа режиссера и сценариста, звукорежиссера, художника по свету, оплата производства фонограмм и видеороликов, оплата услуг компании-организатора.

Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки. Еще четверть — на аренду площадки, декорации площадки, техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшиеся средства уйдут на организацию шоу-программы — артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, конкурсы, игры и аттракционы, и возможно — на оплату услуг компании-организатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае.

Аналитике может подвергаться только недорогой праздник. Средняя сумма затрат на одного гостя обычно составляет около 100 долл. Больше 100-120 долл. тратится при организации мероприятий, повод которых требует особой торжественности и подчеркнуто высокого уровня. Ну а на vip-праздниках затраты на одного гостя могут быть от 400-600 долл.

Существенного уменьшения расходов на корпоративный праздник можно добиться, лишь чем-то пожертвовав (уровнем обслуживания, количеством и качеством концертных номеров, качеством аппаратуры и т. д.), или при заказе на проведение очень масштабного мероприятия. Но, как показывает опыт, потратить менее 50 долл. на человека не получится.

При подготовке праздника желательно придерживаться определенного порядка. Сначала вы определяете цель и смысл проведения праздника, его задачи. Потом — общие условия: день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения и программе, примерный бюджет. Кроме того, необходимо назначить ответственного за организацию праздника сотрудника и, если это возможно, наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений.

Сейчас на рынке ивент-услуг конкурентное преимущество имеют так называемые фирмы полного цикла, оказывающие весь комплекс услуг, корме кейтринга и концертных номеров. Их преимущество — гибкое внутрифирменное ценообразование. Фирма-посредник или, точнее, «фирма, пользующаяся аутсорсинговыми услугами» завязана на жесткие цены поставщиков услуг и может конкурировать в цене только за счет своей прибыли. Для фирмы-посредника важно, какие вопросы она может решить самостоятельно (например, найти «площадку» — место для проведения праздника), что целесообразно выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т. д.).

Существует несколько типов организаторов, действующих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и иных праздников.

1. Специализированные компании посредники-организаторы торжеств. Среди них есть и фирмы, готовящие праздник «под ключ» и организации, выполняющие лишь часть работ (например, подбор площадки, плюс шоу-программа, плюс кэйтеринг). Кроме того, некоторые компании специализируются на каких-то видах мероприятий (например, преимущественно организуют свадьбы).

2. Компании полного цикла обслуживания, способные взять на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению праздника, от разработки оригинальной концепции, печати приглашений и аренды помещения, до координации выступлений артистов и развозки гостей по домам. Причем никто не заставит вас покупать все услуги, вы можете выбрать только то, что не в состоянии организовать сами.

Фирмы, профессионально занимающиеся проведением мероприятий, как правило, имеют в своем штате (или на условиях подряда) специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов и т. д. Кроме того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами и т. д. Так, например, работая с вами над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить на ваш выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, знать особенности их работы и предоставить вам их фотографии, видеоматериалы и свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.