ManageWeb.ru

Подготовка конференции довольно трудоемка. Многое зависит от состава приглашаемых специалистов, что определяется прежде всего выбранной темой конференции, целями, которые преследуют организаторы. Далее следует приглашение специалистов и почетных гостей. Подготовка включает также выбор места проведения, размещения приезжих участников, обеспечение питания, организацию досуга. Хотя конференция и считается самым формализованным видом приема, ее успех и интерес к ней участников во многом определены именно возможностью неформального общения. Важным моментом является также издание материалов по итогам конференции, которые сами по себе являются материалом, используемым впоследствии в целях PR.

Конкретная подготовка конференции (семинара, круглого стола) предполагает определение:

• целей и задач планируемой конференции (семинара, круглого стола);

• состава потенциальных участников;

• тематики конференции;

• круга выступающих и докладчиков;

• необходимого материально-технического обеспечения;

• возможностей размещения приезжих участников.

А также:

• предварительные контакты по емейлу, факсом, по телефону;

• составление предварительного бюджета затрат;

• выбор места проведения (в помещении фирмы, аренда зала, выездной вариант);

• приглашение журналистов;

• разработка сценария, определение времени перерывов на кофе, обед;

• подготовка видео- или мультимедийной презентации, стендовых докладов;

• подготовка неформального общения: культурная программа, приемы, фуршеты, товарищеский ужин;

• подготовка оформления конференции: баннеры, флаги, логотип;

• изготовление приглашений, программ;

• разработка анкеты участников;

• подготовка раздаточных материалов для участников;

• рассылка приглашений;

• уточнение окончательного списка участников;

• телефонный обзвон накануне конференции. В день проведения:

• прибытие организаторов не позже чем за час до начала;

• подготовка помещения;

• регистрация участников;

• проведение конференции, семинара строго по регламенту. После проведения:

• подготовка и рассылка пресс-релиза;

• рассылка информационных материалов участникам, которые не смогли принять участия;

• в течение недели — рассылка благодарственных писем всем участникам конференции, семинара;

• обработка данных анкетирования;

• подготовка брошюры с материалами конференции, семинара, круглого стола.

Мнения и опыт. Теоретические вопросы (лекции, доклады, обзоры и т. п.) лучше планировать на первую половину дня. Послеобеденное время предпочтительнее посвятить знакомству с практическим опытом, обмену мнениями, дискуссиям.

PR-отдача от таких мероприятий очень велика. Фирма-организатор конференций, круглых столов, семинаров резко повышает планку своего имиджа, обеспечивается тем самым выход на достаточно высокий уровень контактов. СМИ обычно обращают внимание на такие события. После таких

мероприятии остаются материалы долговременного использования в целях PR: фотографии, видеоматериалы, брошюры и т. п.

Повышает статус мероприятий участие в них крупных специалистов, руководителей.

Мнения и опыт. Существует даже полушутливая градация статуса конференций:

• приехал президент (губернатор), произнес речь, посидел 10 минут в президиуме и уехал.

• президент (губернатор) не приехал, но прислал приветствие, которое зачитывал премьер-министр (полпред, министр), после чего зачитавший приветствие сидит в президиуме 10 мин и уезжает

• президент (губернатор) не приехал, приветствие не прислал, но выступает отраслевой министр, часто ссылается на президента (губернатора) и, подремав в президиуме, уезжает