ManageWeb.ru

Главный смысл инвентаризации индивидуальных трат времени — проведение (хотя бы на первых порах) тотального хронометража. Это означает, что независимо от вида выбранного вами органайзера (простой или для качественного учета времени) в графу «Дело, задача» необходимо тщательно записывать все, что происходит, с «суровой» периодичностью в 10-15 минут.

Уже через 2—3 недели такой инвентаризации, бросив даже беглый взгляд на получившийся список событий, вы легко можете прийти в ужас от полученного «винегрета». Событий и дел так много, они настолько разнообразны, что становится крайне трудно их анализировать и выявлять какие-то общие закономерности.

Чтобы немного облегчить дальнейший анализ трат времени, рекомендуется обобщить все многообразие дел и событий, сведя их к сравнительно небольшому числу качественных категорий (типов, видов) временных затрат. В основу подобного кодификатора может лечь схема индивидуального фонда времени (см. раздел 1.8), но обобщенные категории для качественного учета времени могут быть более детализированными. Мало того — можно разработать и использовать совершенно произвольные категории учета времени, наиболее удобные для изучения ваших персональных трат времени.

Ниже приводится пример кодификатора для качественного учета персональных временных затрат. (Пусть вас не смущает числовая «стобалльная система» маркировки категорий и субкатегорий — в свое время это было сделано автором для того, чтобы категории «лучше понимала» компьютерная программа для статистической обработки.)

100. Работа.

101. Подготовка к работе (любые действия, связанные с самоорганизацией на рабочем месте — планирование, сверка со списками запланированных дел, поиск и сортировка документации и т. п.).

102. Выполнение основных трудовых функций (могут быть расписаны детально).

103. Исправление ошибок в работе, доделывание дел, которые не были завершены вовремя (все — по собственной вине).

104. Регламентированные перерывы в работе (например, обед, обусловленное организацией трудового процесса ожидание).

105. Общение с коллегами, связанное с работой (может быть расписано детально).

106. Дорога (на работу и с работы).

200. Помехи.

201. Потеря времени из-за объективной нехватки ресурсов (информации, техники, инструментов и т. п.) в организации. Ресурсы могут быть получены, но доступ к ним затруднен и требует дополнительных трат времени.

202. Потеря времени из-за организационных «нестыковок» и управленческой неэффективности руководства (нечеткость постановки задач, дублирование функций, отсутствие полномочий и т. п.).

203. Незапланированные встречи, посетители, общение (неважно — деловое общение или неформальное).

204. Потери времени из-за собственной лени (отсутствие интереса, мотивации, долгая «раскачка», отвлечения из-за пустяков и т. п.).

205. Потери времени из-за собственной некомпетентности (ошибочные действия из-за отсутствия необходимых знаний и навыков и т. п.).

300. Самообслуживание.

301. Сон.

302. Пассивный отдых.

303. Еда.

304. Гигиена.

400. Домашний труд.

401. Магазины.

402. Уборка, наведение порядка в доме.

403. Ремонт, в том числе мелкий.

404. Забота, уход, воспитание, помощь близким людям.

405. Разное (например, дача).

500. Свободное время.

501. Общение с друзьями, треп по телефону, гости и т. п.

502. Чтение книг, прессы.

503. Телевизор.

504. Творчество, хобби.

505. Спорт (утренняя гимнастика + бег).

506. Путешествия, поездки, походы, прогулки.

Приведенным выше кодификатором, без затей «списанным» со схемы индивидуального фонда времени (раздел 1.8), я пользовался на протяжении примерно полутора лет. В принципе, для начала он оказался довольно неплох, хотя и возникали некоторые затруднения. Вот, например, субкатегория «Еда» — в большей степени относится к категории «Самообслуживание» или к категории «Домашний труд»? Возможно, для многих женщин «Еду» следует разделить на две субкатегории — «Потребление пищи» («Самообслуживание») и «Приготовление пищи» («Домашний труд»). Но я готовлю редко, обычно — только для себя самого, мало того, приготовление еды для меня часто является приятным и интересным занятием. Именно из этих соображений я решил отнести «Еду» только в категорию «Самообслуживание», но не включил ее в «Домашний труд» или в «Свободное время».

Следует отметить, что кодификатор не является чем-то «вечным» — его можно и нужно изменять в соответствии с актуальными задачами ТМ. За годы освоения ТМ я модифицировал свой кодификатор, по меньшей мере, раз пять. В приведенном выше в качестве примера кодификаторе — 5 категорий и 26 субкатегорий, но бывали времена, когда я использовал 8 категорий и порядка 40 субкатегорий! На мой взгляд, оптимальное для глубокого качественного анализа число категорий равно 5—6, а число субкатегорий не должно превышать 30. Отклонения от этих «оптимальных» чисел нежелательны: уменьшение числа категорий (субкатегорий) делает анализ слишком поверхностным, банальным и неинформативным, а увеличение числа категорий (субкатегорий) сделает его громоздким и запутанным, затруднит понимание четких тенденций в качественных затратах времени.