ManageWeb.ru

Для эффективной работы описанной системы бухгалтерские и иные учетные программы должны удовлетворять определенным требованиям.

Наличие уникальных идентификаторов проводок. Не во всех бухгалтерских системах каждой проводке присваивается уникальный номер. Если это условие не соблюдается, некоторые проводки могут быть ошибочно дважды экспортированы из учетной системы.

КХД должно отличать отредактированную проводку от вновь введенной, что легче всего сделать по номеру. Кроме того, для контроля необходимо хранить в системе дату изменения проводки и идентификатор пользователя, внесшего исправление.

Невозможность правки закрытых периодов, в том числе сальдо. Практика показывает, что если у человека есть возможность сделать что-либо противоправное, то рано или поздно он это сделает. Поэтому лучше, если ограничения будет накладывать сама учетная система (например, на ручную правку сальдо). Исправления же в закрытых периодах делаются только при помощи сторнирующих проводок.

Возможность воспринимать новые версии нормативно-справочной информации. Система должна автоматически или под управлением администратора воспринимать новые версии справочной информации, которые ей присылает ОС НСИ.

Возможность экспорта информации. Учетная система должна экспортировать данные из объединенной системы нормативно-справочной информации и корпоративного хранилища данных в соответствии с установленным регламентом.

Практический опыт.

В 2001 году ЗАО "АКТ "Развитие бизнес-систем" ("РБС") выступало в роли консультанта при внедрении системы управленческого учета в нефтегазовом холдинге. Холдинг в полной мере столкнулся со всеми проблемами, описанными выше. До внедрения автоматизированной системы работа учетных служб дочерних предприятий была описана другой консалтинговой компанией. Масштаб проделанной консультантами работы был огромен: только финансовые отчеты, разработанные ими, содержали около 6000 показателей. Однако все попытки заставить предприятия холдинга заполнять требуемые отчетные формы приводили к запаздыванию отчетности более чем на два месяца и к огромному количеству ошибок. Задачей консультантов "РБС" было внедрить автоматизированную систему управленческого учета для сбора и обработки достоверных управленческих данных. Условиями компании-заказчика были ограниченные сроки и бюджет проекта. Количество первичной информации не позволяло напрямую задействовать аналитическую систему, а использование с этой целью бухгалтерских отчетов привело бы к значительным искажениям данных. Поэтому было решено автоматизировать процесс сбора и обработки управленческой отчетности на основе первичной информации, то есть с помощью корпоративного хранилища данных. По итогам реализации проекта получилась полноценная система подготовки консолидированной управленческой отчетности, в которую поступают исходные данные из уже имеющихся учетных систем. При этом работа по ее созданию заняла меньше года и обошлась в сумму на порядок меньше, чем внедрение ERP-системы. Время на подготовку консолидированной отчетности холдинга значительно сократилось: если раньше, для того чтобы получить месячный отчет, требовалось около 20 дней, то сейчас руководитель получает финансовый отчет из 6000 показателей второго числа каждого месяца. Кроме того, повысилась учетная дисциплина. Тройная проверка данных (СВПД, бухгалтер, КХД) сделала возможной комплексную проверку достоверности отчетности. При обнаружении несоответствий сотрудник, виновный во вводе некорректной информации, обязан написать объяснительную записку. Благодаря такому контролю количество ошибок значительно уменьшилось.